ZUS dla początkujących przedsiębiorców – ulga na start, mały ZUS. Wszystko co musisz wiedzieć!

Wiele osób, planując rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej (szczególnie po raz pierwszy w życiu), zastanawia się nad wieloma kwestiami technicznymi. Są one związane nie tylko z wyborem formy prawnej, w której taką działalność chcieliby prowadzić. Chodzi także o obowiązki wobec fiskusa oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Początkujący przedsiębiorca, zanim firma zacznie przynosić realne dochody, może liczyć na pomoc Państwa w tym pierwszym okresie. Jak dokładnie wygląda kwestia ZUS dla początkujących przedsiębiorców? 

Poniżej znajdziecie Państwo odpowiedź na pytania:

• Czym jest mały ZUS?
• Czym jest ulga na start?
• Jakie są obowiązki przedsiębiorcy w tym zakresie wobec organu rentowego?

Zapraszamy do lektury! Na naszym blogu znajdą Państwo także inne artykuły przydatne przy prowadzeniu działalności.

ZUS dla początkujących przedsiębiorców – rola przedsiębiorcy

Przede wszystkim warto zdać sobie sprawę, że jako przedsiębiorca występujemy wobec ZUS w podwójnej roli:

1. Jako płatnik składek, czyli podmiot, który opłaca składki na ubezpieczenia własne, pracowników i współpracowników;
2. Jako ubezpieczony, czyli jako osoba objęta ubezpieczeniem społecznym.

Płatnikiem składek na ubezpieczenia jest osoba odpowiedzialna za obliczenie składek w prawidłowej wysokości i ich wpłacenie do ZUS.

Ubezpieczonym jest osoba objęta ubezpieczeniem emerytalnym, rentowym, chorobowym, wypadkowym. (A także zdrowotnym, choć kwestia tego ubezpieczenia należy zasadniczo do właściwości Narodowego Funduszu Zdrowia).

1. Ulga na start a ZUS dla początkujących przedsiębiorców

Ulga na start kierowana jest do osób fizycznych (rozpoczynających prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej, wspólników spółek cywilnych). Obejmuje to osoby podejmujące działalność gospodarczą:

• po raz pierwszy albo
• ponownie, po upływie co najmniej 60 miesięcy (5 lat) od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia.

Dotyczy to osób niewykonujących działalności na rzecz byłego pracodawcy, u którego w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym pracowali na etacie i wykonywali czynności wchodzące w zakres obecnie wykonywanej działalności.

Z jakich składek zwalnia Ulga na start?

W okresie korzystania z Ulgi na start przedsiębiorcy nie podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Oznacza to, że przedmiotowa ulga zwalnia przez 6 pełnych miesięcy od rozpoczęcia działalności z płacenia składek:

• na ubezpieczenia społeczne, czyli ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe
• na Fundusz Pracy
• na Fundusz Solidarnościowy

Należy pamiętać, że ulga na start nie dotyczy ubezpieczenia zdrowotnego. To oznacza, że istnieje obowiązek zarejestrowania się do ubezpieczenia zdrowotnego i opłacania co miesiąc składki zdrowotnej.

Ważnym aspektem jest również fakt, iż w okresie, w którym przedsiębiorca nie płaci składek, korzystając z ulgi, nie odkłada ich na emeryturę lub rentę. Nie otrzyma także świadczeń w razie choroby albo wypadku. Z jednej strony plusem jest więc oszczędność, która pozwala środki zainwestować np. w rozwój działalności, wyposażenie w sprzęt, czy daje możliwość zatrudnienia pracowników, z drugiej niesie ze sobą ryzyko braku świadczenia w razie choroby lub macierzyństwa (tu naliczenie niższego świadczenia) w związku z brakiem uiszczania obowiązkowych składek.

Czy zatrudnienie pracownika wpływa na ulgę na start dla nowych przedsiębiorców?

Dodatkowo, warto pamiętać, że zwolnienie z ubezpieczeń społecznych oraz składek na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy dotyczy tylko osoby prowadzącej działalność, która korzysta z Ulgi na start.

Oznacza to, że:

• pracownicy zatrudnieni przez przedsiębiorcę w nowo powstałej firmie,
• osoby współpracujące lub
• zleceniobiorcy

będą objęci ubezpieczeniami społecznymi. Nastąpi to od momentu rozpoczęcia działalności/zatrudnienia ich w przedsiębiorstwie (jeśli te okresy się pokrywają). Trzeba więc za te osoby odprowadzać składki od chwili ich zatrudnienia.

Podsumowując, początkujący przedsiębiorca, korzystając przez pierwsze pół roku prowadzenia działalności gospodarczej, nie ma obowiązku opłacania składek na własne ubezpieczenia społeczne do ZUS. Ulga ta nie obejmuje jednak składki zdrowotnej.

Jak skorzystać z Ulgi na start?

Aby skorzystać z Ulgi na start, należy złożyć formularz zgłoszeniowy już w trakcie rejestracji firmy w CEIDG (ZUS ZZA). Zgłoszenie można także przekazać do ZUS w formie papierowej, przez Program Płatnik lub w ZUS PUE. Musi to nastąpić w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Ulga na start a kod ubezpieczenia – ZUS dla początkujących przedsiębiorców

Zgłoszenie musi zawierać kod tytułu ubezpieczenia, który zaczyna się od cyfr 05 40. Pozostałe dwie cyfry zależą od tego, czy:

• ma się ustalone prawo do emerytury lub renty oraz
• czy posiada się orzeczenie o niepełnosprawności.

Jeśli nie posiada się ustalonego prawa do emerytury/renty, ani orzeczenia o niepełnosprawności, kod to 05 40 00. Z kolei, jeśli ma się prawo do emerytury/renty albo posiada orzeczenie o niepełnosprawności, dwie ostatnie cyfry wpisuje się w zależności od danej sytuacji.

Piąta cyfra kodu ZUS:

0 – jeśli nie masz ustalonego prawa do emerytury lub renty,

1 – jeśli masz ustalone prawo do emerytury,

2 – jeśli masz ustalone prawo do renty.

Szósta cyfra kodu ZUS:

0 – jeśli nie posiadasz orzeczenia o niepełnosprawności,

1 – jeśli posiadasz orzeczenie o lekkim stopniu niepełnosprawności,

2 – jeśli posiadasz orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności,

3 – jeśli posiadasz orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

PUE, czyli obowiązkowa Platforma Usług Elektronicznych ZUS

Od 1 stycznia 2023 roku każdy, kto jest płatnikiem składek, ma obowiązek posiadania profilu na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. To oznacza, że każdy przedsiębiorca musi posiadać takie konto. Niezależnie od tego, czy zatrudnia pracowników, czy płaci składki tylko za siebie.

Na PUE ZUS przedsiębiorcy mają między innymi dostęp do:

• informacji o saldzie bieżącym oraz saldzie miesięcznym, które pokazują stan opłaconych składek do ZUS
• informacji o należnych do opłacenia składkach oraz o dokonanych wpłatach
• informacji rocznej dla płatnika składek
• deklaracji rozliczeniowych, które płatnik wysłał do ZUS
• listy osób zgłoszonych do ubezpieczeń
• listy pracowników na zwolnieniu lekarskim.

Ponadto przez ową platformę mogą przekazać do ZUS elektroniczne wnioski o:

• wydanie zaświadczenia o niezaleganiu z opłacaniem składek
• rozliczenie konta
• kontrolę, czy zaświadczenie lekarskie dla pracownika zostało wystawione prawidłowo
• potwierdzenie ubezpieczeń, związane z przepisami unijnymi dot. zabezpieczenia społecznego
• udzielenie pełnomocnictwa.

2. Ulga tzw. „Mały ZUS” – czyli preferencyjne składki ZUS

Po upływie 6-miesięcznego okresu karencji (wyżej opisanej ulgi na start”) istnieje możliwość kontynuacji preferencyjnych warunków opłacania składek w ZUS. Można skorzystać z 24-miesięcznej ulgi dla nowych firm, liczonej od obniżonej podstawy (tzw. „mały ZUS”).

Komu przysługuje mały ZUS 2026?

Aby skorzystać z tej możliwości, trzeba spełnić łącznie dwa warunki:

1. Podejmować działalność gospodarczą po raz pierwszy albo podejmować ją ponownie, po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia;
2. Nie wykonywać działalności gospodarczej na rzecz byłego pracodawcy, u którego w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym przedsiębiorca pracował na etacie i wykonywał czynności wchodzące w zakres obecnie wykonywanej działalności.

Mały ZUS – ile wynosi podstawa w 2026 roku?

Obniżona podstawa nie może być niższa niż 30% minimalnego wynagrodzenia. W 2026 roku obniżona podstawa to 30% z 4806,00 zł, czyli 1441,80 zł.

Z kwoty 1441,80 zł obliczane są podstawowe wymiary należnej składki:

• składka emerytalna 19,52%,
• składka rentowa 8,00%,
• składka (dobrowolna) chorobowa 2,45%,
• składka wypadkowa 1,67%,

To łącznie daje aktualnie kwotę 456,18 zł miesięcznie.

Z kolei po zakończeniu korzystania z ulgi Mały ZUS przedsiębiorca obowiązany jest do opłacania składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy nie niższej niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego (5652,00 zł), co stanowi miesięczną kwotę 1788,29 zł.

Jak przejść z Ulgi na start na Mały ZUS?

Przejście na z ulgi na start na mały ZUS wiąże się z określonymi formalnościami. Oznacza to zmianę kodu ubezpieczenia z 05 40 na 05 70. W związku z tym należy:

1. Wypełnić i złożyć do organu deklarację ZUS ZWUA w celu wyrejestrowania się z dotychczasowych ubezpieczeń, czyli ulgi na start. Co ważne, w formularzu należy wskazać kod przyczyny wyrejestrowania (600).
2. Wypełnić i złożyć deklarację ZUS ZUA w celu zgłoszenia się do ubezpieczeń społecznych z nowym kodem (05 70)
3. Złożyć deklarację rozliczeniową ZUS DRA w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po dniu rejestracji.

W dokumencie ZUS ZWUA uwzględnia się datę wyrejestrowania, co oznacza koniec ulgi na start. Na formularzu ZUS ZUA należy natomiast podać datę rozpoczęcia obowiązywania nowych zasad. Oba te terminy powinny być takie same, aby nie doszło do przerwania ciągłości ubezpieczenia.

ZUS dla początkujących przedsiębiorców – jak zgłosić się do ZUS?

Formularz zgłoszeniowy można zgłosić w trakcie rejestracji firmy w CEIDG. Wystarczy zaznaczyć „ZUA” w punkcie 12.2 „Dołączam zgłoszenia ZUS”. Następnie należy wpisać kod tytułu ubezpieczenia wskazany powyżej. Przedsiębiorca może również zgłosić się do ubezpieczeń społecznych ZUS na formularzu ZUS ZUA z kodem ubezpieczenia zaczynającym się od cyfr 05 70.

3. Mały ZUS Plus 

Mały ZUS Plus jest z kolei rozwiązaniem dla przedsiębiorców, których przychody w poprzednim roku kalendarzowym nie przekraczają 120 tys. zł rocznie. Dodatkowym warunkiem jest, aby działalność gospodarcza w poprzednim roku kalendarzowym była prowadzona co najmniej 60 dni kalendarzowych.

Kiedy nie można opłacać składek Mały ZUS Plus?

• W pierwszym roku prowadzenia działalności;
• Jeśli są spełnione warunki do płacenia Małego ZUS-u;
• Jeśli w poprzednim roku była prowadzona działalność jako:
  • twórca,
  • artysta,
  • wolny zawód,
  • wspólnik spółki jawnej/komandytowej/partnerskiej lub jednoosobowej spółki z o.o.,
  • prowadzenie publicznej/niepublicznej szkoły/innej formy wychowania przedszkolnego, placówki lub ich zespołu.

A także jeśli:

• W ciągu ostatnich 60 miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorca korzystał z Małego ZUS Plus łącznie przez 36 miesięcy;
• W poprzednim roku kalendarzowym przedsiębiorca prowadził pozarolniczą działalność gospodarczą przez mniej niż 60 dni kalendarzowych;
• W poprzednim roku kalendarzowym przedsiębiorca rozliczał się na karcie podatkowej i jednocześnie korzystał ze zwolnienia z VAT. (Ci przedsiębiorcy nie składają do urzędów skarbowych zeznań PIT lub deklaracji VAT, z których ZUS pozyskuje dane do weryfikacji poprawności ustalenia najniższej podstawy wymiaru składek);
• Przedsiębiorca podlegał ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu także z tytułu innej pozarolniczej działalności, na przykład jako wspólnik spółki jawnej;
• Przedsiębiorca wykonuje w ramach działalności gospodarczej te same zadania, które wykonywał dla byłego bądź obecnego pracodawcy jako pracownik w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym.

Kiedy można skorzystać z ulgi Mały ZUS Plus?

Dotychczas niższe składki na ubezpieczenia społeczne w ramach Małego ZUS Plus można było płacić maksymalnie przez 36 miesięcy (3 lata) w ciągu kolejnych 60 miesięcy kalendarzowych (5 lat) prowadzenia działalności gospodarczej. Do okresu 36 miesięcy wlicza się okres korzystania z Małego ZUS.

Podkreślenia wymaga, że przedsiębiorca, który nie wykorzystał 36 miesięcy opłacania Małego ZUS Plus w ciągu ostatnich 60 miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej, mógł powrócić do Małego ZUS Plus po spełnieniu wskazanych wyżej warunków.

Co ważne od 1 stycznia 2026 r. z ulgi Mały ZUS Plus przedsiębiorca może korzystać maksymalnie przez 36 miesięcy kalendarzowych w każdym okresie 60 miesięcy kalendarzowych prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej. Ponowne korzystanie z ulgi Mały ZUS Plus jest zatem możliwe po upływie 24 miesięcy, a nie – jak dotychczas – 36 miesięcy.

ZUS dla początkujących przedsiębiorców – podsumowanie

Podsumowując, „Mały ZUS” i „Mały ZUS Plus” to dwa odrębne rozwiązania zmniejszające wysokość składek na ubezpieczenia społeczne dla przedsiębiorców o niskich dochodach i w początkowej fazie (latach) prowadzenia działalności gospodarczej. Różnią się zasadami działania oraz kryteriami, jakie trzeba spełnić, by z nich skorzystać.

Mały ZUS pozwala początkującym przedsiębiorcom płacić przez pierwsze 24 miesiące niższe składki na ubezpieczenie społeczne, obliczane od 30% pensji minimalnej. Ulga ta nie obejmuje składki zdrowotnej.

Mały ZUS Plus to ulga, skierowana do osób prowadzących niewielkich rozmiarów działalność gospodarczą. Mogą z niej skorzystać przedsiębiorcy, którzy:

• w poprzednim roku prowadzili firmę co najmniej 60 dni,
• uzyskali przychód nie wyższy niż 120 000 zł rocznie,
• nie wykonują usług dla byłego pracodawcy, jeśli wcześniej robili to na etacie w takim samym zakresie.

ZUS dla początkujących przedsiębiorców – czy warto skorzystać z pomocy prawnika przy zakładaniu działalności?

Jeśli planują Państwo rozpoczęcie prowadzenia własnej działalności i mają wątpliwości co do tego kiedy i z jakich ulg można skorzystać oraz jakie kryteria obowiązują w każdej z tych form pomocy – zachęcamy do kontaktu z Kancelarią.

Nasz wykwalifikowany i doświadczony zespół doradzi Państwu nie tylko w zakresie wyboru formy prowadzenia działalności, ale również może pomóc przeprowadzić przez proces rejestracji, przygotowania dokumentów i skorzystać z przysługujących form pomocy.