Nadgodziny: kiedy są legalne i jak je rozliczać? [Poradnik 2026]

Nadgodziny – kiedy są legalne i jak powinny być rozliczane? To pytanie spędza sen z powiek zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Praca w godzinach nadliczbowych, potocznie zwana „nadgodzinami” choć dozwolona przez przepisy prawa pracy posiada również swoje ograniczenia. Dotyczą one przede wszystkim osób, które pracy w godzinach nadliczbowych nie mogą wykonywać. Ograniczenia pojawiają się jednak także co do ilości takich nadgodzin, które pracownik może zgodnie z prawem wypracować w roku kalendarzowym.

W niniejszym wpisie postaramy się Państwu wyjaśnić najważniejsze kwestie dotyczące:

• pracy w godzinach nadliczbowych,
• ich rozliczania i
• ograniczeń związanych z taką pracą.

Nadgodziny – czym są? Nadgodziny – kodeks pracy

Kodeks pracy w art. 151 i nast. reguluje przepisy i zasady dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych. Czym więc są popularne nadgodziny w rozumieniu Kodeksu pracy? Wspomniany art. 151 Kodeksu pracy określa, że:

• praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy,
• a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy

– stanowi pracę w godzinach nadliczbowych.

Podstawowe normy czasu pracy w Polsce wynoszą:

• 8 godzin na dobę oraz
• przeciętnie 40 godzin tygodniowo
• w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, przy zachowaniu ustalonego okresu rozliczeniowego.

Uwaga!

Warto jednak pamiętać, że przepisy prawa pracy zakładają również inne systemy czasu pracy. Pozwalają one na wydłużenie podstawowego 8 – godzinnego wymiaru czasu pracy. Istnieje np. równoważny system czasu pracy, w którym może on wynieść do 12 godzin, a w szczególnych przypadkach nawet dłużej.

Nadgodziny: kiedy są legalne?

Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie:

1) konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;

2) szczególnych potrzeb pracodawcy.

Przyjęło się uważać, iż szczególne potrzeby pracodawca wyraża poleceniem. Można jednak wykonywać pracę nadliczbową za wiedzą i zgodą (choćby) milczącą pracodawcy – gdy pracownik działa w jego interesie. Polecenie pracy w godzinach nadliczbowych nie wymaga bowiem szczególnej formy. Wystarczająca jest dorozumiana zgoda pracodawcy (III PSK 38/23, Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 11 stycznia 2024 r.)

Warto do tego dodać, że uznaniu za pracę w godzinach nadliczbowych pracy, którą pracodawca zlecił pracownikowi i godził się na jej wykonywanie po normalnych godzinach pracy, nie przeszkadza nawet niezachowanie reguł porządkowych wynikających z regulaminu pracy, uzależniających podjęcie takiej pracy od pisemnego polecenia przełożonych pracownika lub wymagającego późniejszej akceptacji jej wykonania ( II PK 55/18, Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 września 2019 r.)

Czy pracownik musi wyrazić zgodę na pracę w nadgodzinach?

Omawiany przepis, stanowiąc, że praca w godzinach nadliczbowych „jest dopuszczalna”, nie określa wprost obowiązku pracownika podjęcia tej pracy. Nie określa też sposobu, w jaki pracodawca może domagać się jej wykonania. Na ogół jednak przyjmuje się, że pracownik ma obowiązek wykonania polecenia pracy w godzinach nadliczbowych, z pewnymi zastrzeżeniami. Prawnym uzasadnieniem tego jest obowiązek dbałości pracownika o dobro zakładu pracy (art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy).

Polecenie wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych może być wydane w dowolny sposób, także dorozumiany, gdy chodzi o pracę wykonywaną w istocie z inicjatywy pracownika, ale za wiedzą pracodawcy. Sąd Najwyższy w wyroku z 14 maja 1998 r., I PKN 122/98 stwierdził, że polecenie pracy w godzinach nadliczbowych nie wymaga szczególnej formy. Brak sprzeciwu przełożonego na wykonywanie w jego obecności przez pracownika jego obowiązków może być zakwalifikowany jako polecenie świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych.

Czy pracownik może odmówić pracy w godzinach nadliczbowych? Co grozi za odmowę nadgodzin?

Gdy nie ma przepisu zakazującego pracy w godzinach nadliczbowych, to istnienie szczególnych potrzeb pracodawcy z reguły zobowiązuje pracownika do wykonania polecenia pracy w tych godzinach.

Wyjątkowo może on odmówić jego wykonania. Naraża się jednak na sankcje pracodawcy. Te zaś – w zależności od różnych stanów faktycznych – mogą sięgać aż po rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Kiedy można odmówić pracy w nadgodzinach?

Odmowa wykonania pracy w godzinach nadliczbowych może być uzasadniona wówczas, gdy polecenie jej wykonywania jest sprzeczne z:

• prawem,
• zasadami współżycia społecznego lub
• umową o pracę.

W szczególności pracownik może wykazywać brak szczególnych potrzeb pracodawcy lub własny ważny interes, którego ochrona może mieć pierwszeństwo przed interesem pracodawcy. (Np. (np. wykonywanie innych zajęć zarobkowych po normalnych godzinach pracy albo konieczność odbioru dziecka z przedszkola lub szkoły.)

Odmowę wykonania takiego polecenia może uzasadniać także nadużycie prawa przez pracodawcę (art. 8 Kodeksu pracy) lub dyskryminacja – szykanowanie pracownika (art. 112, 113 i 183a–183e Kodeksu pracy).

Ile nadgodzin może mieć pracownik? Jaki jest limit nadgodzin?

Jak już wyżej wyjaśniliśmy, praca w godzinach nadliczbowych jest zgodna z przepisami. Zgodnym jest nawet (uzasadnione) narzucenie przez pracodawcę takiej pracy. Kodeks pracy zakłada jednak ograniczenie ilości nadgodzin.

Liczba godzin nadliczbowych przepracowanych w związku z okolicznościami określonymi w kodeksie pracy (tj. konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii lub szczególnych potrzeb pracodawcy) nie może przekroczyć dla poszczególnego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym. Limit 150 godzin nadliczbowych dotyczy roku kalendarzowego. Odnosi się więc łącznie do wszystkich pracodawców zatrudniających danego pracownika w tym roku. Natomiast ustalenie innego limitu (wyższego lub niższego) nie jest wiążące dla kolejnych pracodawców danego pracownika.

Pracodawca jest przy tym zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy, z uwzględnieniem godzin nadliczbowych. Informację o liczbie przepracowanych godzin nadliczbowych umieszcza się także w świadectwie pracy.

Poza rocznym limitem godzin nadliczbowych ich dopuszczalna liczba jest ograniczona przez obligatoryjne okresy odpoczynku dobowego i tygodniowego. Ponadto godziny nadliczbowe są wliczane do przeciętnego tygodniowego czasu pracy, który nie może przekraczać 48 godzin (art. 131 § 1 Kodeksu pracy).

Nadgodziny: kiedy 50 a kiedy 100% wynagrodzenia? Jakie jest wynagrodzenie za nadgodziny?

Praca w godzinach nadliczbowych rekompensuje się dodatkiem do wynagrodzenia (art. 151¹ Kodeksu pracy) lub udzieleniem czasu wolnego od pracy (art. 151² Kodeksu pracy). Zgodnie z art. 151¹  Kodeksu pracy:

§1. Za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek w wysokości:

1) 100% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:

a) w nocy,

b) w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,

c) w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;

2) 50% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż określony w pkt 1.

§2. Dodatek w wysokości określonej w § 1 pkt 1 przysługuje także za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, chyba że przekroczenie tej normy nastąpiło w wyniku pracy w godzinach nadliczbowych, za które pracownikowi przysługuje prawo do dodatku w wysokości określonej w § 1.

§3. Wynagrodzenie stanowiące podstawę obliczania dodatku, o którym mowa w § 1, obejmuje wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia.

§4. W stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy wynagrodzenie wraz z dodatkiem, o którym mowa w § 1, może być zastąpione ryczałtem, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Nadgodziny – kalkulator. Jak obliczyć wynagrodzenie za nadgodziny według polskiego prawa?

Jak wynika z powyższego, za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi należy się wynagrodzenie normalne oraz dodatek.

Wysokość dodatku jest różna za przekroczenie dobowej i tygodniowej normy czasu pracy. W przypadku przekroczenia normy dobowej, wysokość dodatku uzależniona jest od tego, w jakim dniu pracownik wykonywał pracę nadliczbową. Za pracę wykonywaną w dni będące dla pracownika normalnymi dniami pracy, wynikającymi z harmonogramu, przysługuje dodatek w wysokości 50% wynagrodzenia.

Nadgodziny: kiedy są płatne 100%?

W szczególnych przypadkach przepis przewiduje dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia. Przysługuje on pracownikowi w przypadku pracy:

• w nocy,
• w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy,
• w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto,

zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia przysługuje także za przekroczenie normy średniotygodniowej. Przekroczenie tej normy wynikać będzie z porównania faktycznie przepracowanego czasu z wymiarem czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, obliczonym zgodnie z art. 130 Kodeksu pracy.

Trzeba podkreślić, że pracownikowi przysługuje tylko jeden dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych. Zatem jeśli przekroczenie normy dobowej powoduje jednoczesne przekroczenie normy średniotygodniowej, pracownik uzyskuje prawo jedynie do dodatku za pracę nadliczbową wykonywaną ponad normę dobową.

Czas wolny zamiast wypłaty za nadgodziny? Czy to możliwe?

Praca w godzinach nadliczbowych może być rekompensowana także przez udzielenie czasu wolnego. W zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych pracodawca, na pisemny wniosek pracownika, może udzielić mu w tym samym wymiarze czasu wolnego od pracy.

Udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych może nastąpić także bez wniosku pracownika. W takim przypadku pracodawca samodzielnie udziela czasu wolnego od pracy w wybrany przez siebie dzień/ dni, niejako narzucając to pracownikowi. Musi to zrobić najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych. Nie może to jednak spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

Czy pracodawca może ukarać pracownika za odmowę pracy w nadgodzinach?

Niewątpliwie należy uznać, iż zasadniczo praca w godzinach nadliczbowych, szczególnie zlecona przez pracodawcę w razie wystąpienia po jego stronie szczególnych potrzeb, stanowi obowiązek pracownika. Oczywiście jeśli nie przekracza wskazanych w przepisach norm takiej pracy oraz nie narusza przy tym praw pracownika. (Jak również nie obliguje do pracy w godzinach ponadwymiarowych osób, co do których występują zakazy ustawowe pracy w nadgodzinach, np. osoby niepełnosprawne, kobiety w ciąży etc.)

Pracodawca może sankcjonować nieuzasadnioną (słowo klucz) odmowę pracownika podjęcia pracy w godzinach nadliczbowych. W jaki sposób?

Zarówno poprzez użycie kar porządkowych wynikających z Kodeksu pracy (np. upomnienie, nagana, kara pieniężna), aż do najdalej idących skutków w postaci rozwiązania z pracownikiem odmawiającym pracy w godzinach nadliczbowych umowy o pracę (nawet z winy pracownika). Choć taka „kara” powinna zawsze być wprost proporcjonalna do skutków jakie w zakładzie pracy wywołała owa odmowa pracownika podjęcia pracy w nadgodzinach.

Nadgodziny: kiedy praca po godzinach nie jest uznawana za nadgodziny? (Dyżur, gotowość)

Warto jednak pamiętać, że pracodawca może zobowiązać pracownika do pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy wynikającej z umowy o pracę w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę (dyżur). Dyżurem w rozumieniu Kodeksu pracy jest pozostawanie pracownika do dyspozycji pracodawcy. Może on ograniczać się do pozostawania pracownika w pogotowiu do pracy albo też w czasie jego trwania może być wykonywana praca.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 4 czerwca 2002 r., III PZP 9/02, pełnienie dyżuru nie jest równoznaczne ze świadczeniem pracy. Jest to okres „pogotowia” – wyczekiwania na powstanie potrzeby świadczenia pracy. Nie jest wykonywaniem pracy podczas dyżuru bierne oczekiwanie na przydział pracy, co do której nie wiadomo, czy powstanie w ogóle konieczność jej wykonywania. Z punktu widzenia wpływu dyżuru na bilans czasu pracy należy odróżnić:

• dyżur, w czasie którego pracownik pozostawał tylko w pogotowiu do pracy, lecz jej nie świadczył,
• od dyżuru, w czasie którego wykonywał pracę.

W pierwszym przypadku czasu trwania dyżuru nie wlicza się do czasu pracy, w drugim zaś stanowi czas pracy.

Czas dyżuru a czas pracy

Czasu dyżuru nie wlicza się do czasu pracy, jeżeli podczas dyżuru pracownik nie wykonywał pracy. Czas pełnienia dyżuru nie może naruszać natomiast prawa pracownika do odpoczynku. Za czas dyżuru, z wyjątkiem dyżuru pełnionego w domu, pracownikowi przysługuje czas wolny od pracy w wymiarze odpowiadającym długości dyżuru. W razie braku możliwości udzielenia czasu wolnego – wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną. Z kolei jeżeli takiego składnika wynagrodzenia nie wyodrębniono przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia.

Nadgodziny kadry kierowniczej

Oczywiście, jak w każdym przypadku dotyczącym nadgodzin, warto pamiętać, że w przypadku kadry zarządzającej i menadżerów praca w godzinach nadliczbowych świadczona jest bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych (poza dniami wolnymi od pracy rozumianymi jako niedziela i święta).